La définition des frais d’exploitation recouvrables à titre de loyer additionnel que l’on retrouve dans la plupart des baux commerciaux, inclut une disposition permettant aux bailleurs de facturer aux locataires, en sus des frais réels d’exploitation d’un immeuble, des frais d’administration équivalant à 15% du total des frais réels. Le taux et la méthode de calcul peuvent varier d’un bail à l’autre. Certains baux prévoient que ces honoraires équivaudront par exemple à 5% des revenus générés par l’immeuble.

Ces frais d’administration sont censés compenser les bailleurs pour leur gestion de l’immeuble, le paiement des factures des fournisseurs, la facturation des loyers aux locataires et pour le reste des tâches que doivent normalement assumer les bailleurs.

Mais attention; au fil des années, les bailleurs ont imputé aux frais d’exploitation des immeubles qu’ils gèrent, une partie de plus en plus importante de leurs frais généraux d’exploitation qu’ils devraient pourtant assumer à partir de leur rétribution de 15%, tout en continuant d’imposer malgré tout un frais d’administration de 15% aux locataires. Certains bailleurs vont même jusqu’à facturer en plus aux locataires un autre type de frais, qualifié celui-ci de frais de gestion, pour exactement le même service. Certains locataires assument donc deux fois les coûts de la gestion / administration de leur immeuble, en plus d’assumer les frais généraux d’exploitation des bailleurs.

En effet, en utilisant des définitions de frais d’exploitation recouvrables très larges et inclusives dans leurs baux standards, certains bailleurs peuvent ainsi récupérer des locataires des montants de loyer additionnels de plus en plus substantiels sans pour autant que la qualité des services qui leurs sont offerts ne soit améliorée. Cela permet donc aux bailleurs d’augmenter exponentiellement leurs revenus tout en ayant de moins en moins de dépenses à assumer pour générer ce revenu. Voici ce à quoi une de ces clauses peut ressembler :

Les frais d’exploitation recouvrables comprennent l’ensemble des coûts directs ou indirects d’entretien, de réparation, de remplacement, de gardiennage, d’entretien ménager, d’assurance, d’utilités publiques, d’exploitation, de gestion, d’administration, de supervision ou tout autres coûts reliés à l’immeuble. Sans limiter la portée de ce qui précède, les frais d’exploitation recouvrables incluent entre autre : 

• Le coût des photocopies, de la comptabilité, les frais de bureau et autres coûts administratifs reliés à l’immeuble;
• Un frais d’administration égal à 15% de l’ensemble des coûts inclus aux frais d’exploitation recouvrables.

Certains éléments de la définition donnée en exemple ont été soulignés afin de démontrer la nature beaucoup trop large et évasive de ce genre de définition, qui permet aux bailleurs d’imputer aux frais d’exploitation recouvrables un éventail presque infini de coûts:

• «directs ou indirects» : Les coûts indirects peuvent être nombreux et couvrir une étendue difficile à délimiter. Où trace-t-on la ligne à partir de laquelle un coût n’est plus qualifiable à titre de frais d’exploitation de l’immeuble? Si l’on prend la peine de mentionner que certains coûts sont directs et d’autres non, c’est qu’il y a volonté évidente d’augmenter le bassin des dépenses qui pourront être imputées aux frais d’exploitation de l’immeuble.

• «d’exploitation, de gestion, d’administration, de supervision»: Pour une raison obscure, ces quatre mots ne sont jamais définis dans les baux. Pour bien des gens, ces mots sont en quelque sorte des synonymes. La nomenclature même de ces mots et l’absence de leur définition, ouvrent la possibilité aux bailleurs de prétendre que ces quatre éléments puissent représenter quatre types de services différents.

• «Sans limiter la portée de ce qui précède» : la portée de ce qui précède ce bout de phrase, est à l’antipode de ce que l’on pourrait qualifier de limitative. L’ajout de ces mots nous apparait donc superflu, voir abusif.

• «Le coût des photocopies, de la comptabilité, les frais de bureau et autres coûts administratifs reliés à l’immeuble» : Ces coûts sont des frais généraux d’exploitation du bailleur qu’il devrait assumer à l’encontre des frais d’administration qui lui sont versés.

Nous verrons lors de notre prochain blogue comment, lors de la négociation du bail, les locataires peuvent réduire leur risque financier relié à l’application des clauses de frais d’administration, afin d’éviter les situations de duplication / multiplication de ces coûts et diminuer le risque que le bailleur ne considère la définition des frais d’exploitation recouvrables comme un chèque en blanc de la part de ses locataires.