Lors de notre blogue précédent, nous avons fait état d’une problématique importante et répandue de duplication des coûts relativement aux frais d’administration, mieux connue sous l’appellation «double-dipping». À partir de l’exemple reproduit ci-dessous, voyons maintenant comment circonscrire les effets pervers de cette problématique afin de diminuer les risques financiers reliés aux frais d’administration.

Exemple :

Les frais d’exploitation recouvrables comprennent l’ensemble des coûts directs ou indirects d’entretien, de réparation, de remplacement, de gardiennage, d’entretien ménager, d’assurance, d’utilités publiques, d’exploitation, de gestion, d’administration, de supervision ou tout autres coûts reliés à l’immeuble. Sans limiter la portée de ce qui précède, les frais d’exploitation recouvrables incluent entre autre : 

• Le coût des photocopies, de la comptabilité, les frais de bureau et autres coûts administratifs reliés à l’immeuble;
• Un frais d’administration égal à 15% de l’ensemble des coûts inclus aux frais d’exploitation recouvrables.

Premièrement

Il faut tout d’abord éliminer la possibilité, pour un bailleur qui facture des frais d’administration, de pouvoir en plus imputer aux coûts de l’immeuble ses propres frais généraux d’exploitation. Les frais qui entrent dans cette catégorie sont variés, comme par exemple les dépenses reliées à un bureau de gestion qui serait situé à l’extérieur de l’immeuble. Mais nous faisons aussi et surtout référence aux salaires et avantages versés à certains employés des bailleurs, qui sont généralement les coûts les plus importants entrant sous cette catégorie.

Dans la définition des frais d’exploitation recouvrables, il faut donc éviter toute référence à quelque frais indirect que ce soit. De plus, il faut exclure de la nomenclature des dépenses qui sont recouvrables, toute référence à des frais généraux d’exploitation qui devraient être assumés par le bailleur (tel que la première puce dans l’exemple ci-dessus).

Une autre façon d’atteindre cet objectif est par le biais de l’ajout d’une exclusion spécifique dans la définition des frais d’exploitation recouvrables. En effet, tous les frais indirects ou frais généraux d’exploitation du bailleur pourraient être exclus par l’ajout au bail d’une clause ressemblant à ce qui suit:

Nonobstant ce qui précède, les coûts suivants seront exclus de la définition des frais d’exploitation : 

Tous les frais généraux d’exploitation du bailleur et tous les frais indirects de l’immeuble, incluant les salaires, les parties convenant que seuls les coûts directement et exclusivement attribuables à l’immeuble et encourus dans l’immeuble seront inclus dans la présente définition;

Deuxièmement

Il faut aussi inclure au bail des définitions étoffées des mots «exploitation», «gestion», «administration» et «supervision». Puisque le bailleur a inclus quatre mots différents dans son bail, il doit pouvoir les expliquer et les différencier clairement. S’il en est incapable, c’est fort probablement qu’ils veulent dire la même chose et qu’il ne faut pas les répéter dans le libellé de la clause de loyer additionnel. S’il en est capable, que le locataire comprend bien les définitions et qu’il est d’accord pour inclure ces quatre types de coûts dans son loyer, il n’y a pas de problème. La définition de ces quatre mots aura eu comme avantage de clarifier la situation pour tout le monde.

Troisièmement

La duplication des frais d’administration peut être provoquée par d’autres types de situations. Par exemple, lorsqu’un bailleur procède à de gros travaux de nature capitalisable, il arrive souvent qu’il impute un frais de gestion aux coûts du projet pour avoir supervisé le chantier. Lorsque le coût total du projet est imputé annuellement aux frais d’exploitation de l’immeuble, via l’amortissement et la charge d’intérêt, ce frais de gestion se retrouve donc refacturé aux locataires, plus 15% de frais d’administration. Afin d’éviter une telle situation, il faut mentionner au bail que le 15% de frais d’administration ne s’applique pas aux dépenses d’amortissement et d’intérêt.

Quatrièmement

Le bail devrait clairement mentionner que le bailleur ne peut imputer des honoraires de gestion aux frais d’exploitation de l’immeuble s’il facture aussi des frais d’administration (15% dans notre exemple). C’est un ou l’autre. Voici comment cette exigence pourrait s’articuler dans le bail :

Le bailleur reconnait que les frais d’administration de 15% lui sont versés à titre de rémunération pour la gestion et/ou l’administration de l’immeuble. Il ne pourra imputer quelque dépense de gestion et/ou d’administration aux frais d’exploitation de l’immeuble, autre que le frais d’administration de 15%. 

Si le bailleur opte pour déléguer la gestion et/ou l’administration de l’immeuble à une tierce partie, la rétribution versée à cette tierce partie pourra être inclue dans les frais d’exploitation de l’immeuble à condition que : 

• le bailleur renonce à inclure le frais d’administration de 15% dans les frais d’exploitation de l’immeuble; et
• la rétribution versée à la tierce partie n’excède pas le montant équivalant au frais d’administration de 15%. 

Cinquièmement

Certains bailleurs vont vouloir aussi imposer aux locataires un frais d’administration sur le montant des taxes foncières de l’immeuble. Comme cette dépense est généralement très matérielle mais ne requiert que très peu d’effort de gestion pour un bailleur, la majorité des locataires trouvent cette dépense plutôt aberrante.

Si par exemple les taxes foncières d’un immeuble totalisent 2 000 000 $, pourquoi un bailleur serait-il rémunéré 300 000 $ pour simplement avoir émis un total de quatre ou six chèques à la municipalité et la commission scolaire?

À cause de cette aberration, l’imposition d’un frais d’administration sur les taxes foncières n’est pas la norme bien qu’elle est présente dans certains baux. Le bail devrait clairement établir que les frais d’administration ne sont pas applicables aux taxes foncières.

LORS DE LA NÉGOCIATION ET SURTOUT AVANT LA SIGNATURE D’UNE OFFRE DE LOCATION ET/OU D’UN BAIL COMMERCIAL, TOUT FUTUR LOCATAIRE DEVRAIT FAIRE RÉVISER CES DOCUMENTS PAR UN SPÉCIALISTE DE L’ADMINISTRATION DES BAUX. CONTACTEZ-NOUS POUR SAVOIR COMMENT NOUS POUVONS VOUS AIDER À CIRCONSCRIRE VOS RISQUES FINANCIERS RELATIFS À VOS BAUX COMMERCIAUX.