L’audit de bail, c’est quoi?
C’est une stratégie de réduction des coûts d’occupation.
Dans la plupart des baux commerciaux (baux pour des espaces de bureaux, industriels ou de vente au détail), en plus de payer un loyer fixe de base, le locataire doit payer un loyer additionnel, représentant la quote-part du locataire des taxes foncières et des frais d’exploitation de l’immeuble dans lequel sont situés ses locaux.
La vérification des charges de loyer des baux commerciaux, communément appelée «audit de bail» ou «lease audit», permet d’effectuer une revue détaillée des coûts d’occupation d’un locataire afin de s’assurer que ces coûts sont conformes à ce qui est prévu au bail. C’est un processus qui vise à s’assurer du respect et de l’exactitude de la facturation du loyer en fonction des clauses pertinentes du bail, afin d’identifier et de recouvrer du bailleur les montants facturés en trop par celui-ci.
L’audit de bail est donc une stratégie de réduction des coûts d’occupation utilisée par les locataires commerciaux diligents, pour récupérer les sommes de loyer payées en trop et contrôler les coûts d’opération de l’entreprise.
Les raisons d’être d’un audit de bail :
Découvrez le côté obscur de votre loyer
Parce que votre bailleur vous doit de l’argent!!!
Tous les mandats d’audit de baux, sans aucune exception, effectués par MJS se sont conclus par le recouvrement de loyers payés en trop!!! Lorsque nous débutons un mandat, la question n’est pas de savoir si mais plutôt combien d’argent le bailleur a-t-il soutiré en trop au locataire. Les locataires doivent donc réaliser que la surfacturation des loyers par les bailleurs est une réalité répandue dans le marché et qu’ils doivent y faire face.
Voici quelques raisons qui expliquent cette situation :
Concentration des pouvoirs et manque de surveillance
Imaginez!!! Le bailleur facture le loyer de base, fait mesurer la superficie des locaux et de l’immeuble, s’occupe de la gestion des opérations, embauche les contractants et paie leurs honoraires, calcule et facture le loyer additionnel, etc. Il contrôle entièrement la gestion et l’administration de l’immeuble et du bail mais il fait très rarement l’objet d’un audit de bail par un représentant du locataire. Cette concentration des pouvoirs dans les mains du bailleur et le manque de surveillance dont ils font l’objet, créent une situation tout à fait propice pour eux pour se servir comme dans un buffet à volonté!!!
Complexité des baux
Les baux commerciaux sont des documents légaux volumineux et sont rédigés dans un langage légal étoffé. Les clauses des baux qui traitent des loyers sont très complexes à interpréter et à administrer et sont de nature très diversifiées.
Une joute inégale
Le bailleur possède l’expertise et une compréhension sophistiquée de son immeuble, du marché de l’immobilier et de l’administration des baux. Le locataire est donc désavantagé par rapport à son bailleur.
Mauvaises interprétations des clauses
Malgré le plus grand soin qui peut être apporté à leur rédaction, les clauses de loyer additionnel peuvent, de par leur nature, faire l’objet d’interprétations variables selon l’intérêt de la partie qui tente de les interpréter. Comme les clauses du bail sont toujours interprétées et administrées par le bailleur, ces interprétations se font au détriment des locataires.
Facturation standardisée
Le personnel du bailleur affecté à la facturation du loyer additionnel ne prend pas le temps de maîtriser chacun des baux dont il a la responsabilité. Il facture les loyers de l’ensemble des locataires selon le bail standard du bailleur, sans tenir compte des particularités et exceptions que certains locataires ont réussi à faire inclure dans leur bail suite à des négociations ardues avec le bailleur.
Le coût du loyer représente une des plus importantes dépenses d’exploitation pour la plupart des entreprises. La saine gestion de cette dépense par un locataire va bien au-delà du simple fait de payer son loyer dans les délais prescrits, de payer l’ajustement annuel du loyer additionnel tel que soumis par le bailleur et d’exercer ses droits et obligations dans les délais prévus au bail. La bonne administration d’un bail nécessite une expertise particulière et très rare. Une entreprise désirant effectuer une réorganisation de sa structure corporative ou l’implantation de nouvelles technologies de l’information, n’hésitera pas à utiliser les services de consultants spécialisés dans les domaines de la fiscalité ou des T.I. pour les conseiller et les accompagner dans ses projets. Le même raisonnement doit s’appliquer à la spécialité qu’est l’audit de bail. Très peu d’entreprises peuvent prétendre posséder cette expertise à l’interne, même si elles comptent parmi leurs effectifs de nombreux professionnels du domaine de l’immobilier. C’est le cas pour la plupart de nos clients qui pourtant n’hésitent pas à faire appel à nos services. De plus, la réalisation d’un mandat d’audit de bail requiert beaucoup de ressources et de temps, ce dont la plupart des entreprises ne disposent pas.
Les avantages d’un audit de bail :
Vous faire gagner beaucoup, beaucoup d’argent.
À l’évidence, un audit de bail permet à tout locataire de bénéficier d’économies immédiates et souvent substantielles de loyer, en récupérant de son bailleur les montants payés en trop. En plus de cet avantage économique immédiat, l’audit de bail peut apporter au locataire d’autres avantages non négligeables :
Réduction des coûts futurs
Les erreurs relevées lors d’un audit de bail auront souvent un impact sur plusieurs années à venir, ce qui entraînera aussi une réduction des coûts d’occupation futurs du locataire, si le terme du bail ne se termine pas à brève échéance, ou dans le cas contraire, si le bail est renouvelé ou prolongé.
Puissant levier de négociation
Si l’audit de bail est effectué à un moment stratégique pendant la durée du bail, il pourra servir d’un puissant levier de négociation pour le locataire envers le bailleur, dans le but d’obtenir de ce dernier certaines concessions qu’autrement il n’aurait pas été enclin à lui concéder; de meilleures conditions et des taux de loyer plus avantageux lors du renouvellement du bail, l’obtention d’une clause d’exclusivité, d’un droit de résiliation avant échéance du bail, d’un droit de relocalisation, la cession du bail ou la rétrocession d’espaces excédentaires en sont quelques exemples.
Meilleur contrôle & gouvernance
Puisque le bailleur anticipera de faire l’objet d’autres audits de baux de la part du même locataire à plus ou moins brève échéance, il sera enclin à administrer le bail de ce locataire d’une façon moins agressive dans le futur, afin de préserver sa réputation et sa relation avec le locataire. En d’autres mots, l’exécution d’un mandat d’audit de bail établira un meilleur équilibre des forces entre les parties et imposera au bailleur un plus grand respect envers l’environnement de contrôle et la qualité de la gouvernance de son locataire.
Les erreurs de facturation du loyer :
Plus nombreuses que l’on pense.
Plusieurs types d’erreurs de facturation du loyer sont mis en lumière lors de l’exécution d’un mandat d’audit de bail. Les erreurs relevées peuvent être intentionnelles ou accidentelles, honnêtes ou malhonnêtes et prévisibles ou imprévisibles. En voici quelques exemples
Superficies
Superficies : utilisation de méthodes de mesurages non conformes aux dispositions du bail; surestimation de l’espace loué par le locataire; sous-estimation de la superficie locative totale de l’immeuble; surestimation de la quote-part du locataire; certificats de mesurage erronés ou non certifiés par des professionnels qualifiés et indépendants; mauvaise catégorisation des espaces; etc.
Majoration des dépenses
Majoration des dépenses «gross-up» en fonction du taux d’occupation de l’immeuble: majoration non permise au bail; taux de majoration non respecté; majoration appliquée sur des dépenses qui ne varient pas en fonction du taux d’occupation; erreurs de calcul; etc.
Duplication/dédoublement des coûts
Duplication/dédoublement des coûts: mauvaise interprétation du calcul des honoraires de gestion; imputation des frais généraux du bailleur en plus du 15% de frais d’administration prévu au bail; non déduction des coûts imputables et facturés à un ou des locataires spécifiques; non déduction des montants recouvrés à titre de réclamations d’assurances ou de garanties; etc.
Exclusions spécifiques
Exclusions spécifiques: coûts imputés au loyer additionnel alors qu’ils font pourtant l’objet d’exclusions spécifiques en vertu du bail.
Coûts en capital
Coûts en capital : déboursé imputé dans le loyer additionnel de l’année en cours alors qu’il aurait dû être capitalisé et amorti sur la durée de vie utile du bien acquis; période d’amortissement trop courte eu égard à la durée de vie utile; ajout non autorisé d’une charge d’intérêt calculée sur le solde non amorti d’un projet en capital; erreur dans le calcul de l’amortissement; erreur dans le calcul de l’intérêt; utilisation d’un taux d’intérêt supérieur à celui prévu au bail, etc.
Erreurs comptables
Erreurs comptables : surestimation des frais courus de fin d’année; erreur de démarcation; mauvaise interprétation des principes comptables généralement reconnus; etc.
Complexes immobiliers
Complexes immobiliers (plusieurs immeubles adjacents) ou immeubles mixtes (bureau et commerce de détail) : mauvaise répartition des coûts entre les immeubles ou ses composantes; erreurs d’imputation des coûts; non allocation de coûts communs; allocation de coûts non-communs; utilisation d’une méthode uniforme de calcul des loyers additionnels pour toutes les composantes; etc.
Définition des aires communes et de l’immeuble
Définition des aires communes et de l’immeuble : imputation de coûts exclus de la définition de l’immeuble ou des aires communes; inclusion de coûts externes; etc.
Électricité
Électricité : profits illégaux réalisés sur la refacturation de l’énergie des lieux loués, frais d’administration non admissibles, mauvais calcul du CTI, non séparation de l’énergie entre les espaces locatifs et les aires communes; gross-up de l’énergie des aires communes; etc.
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